Excel

Bật mí bí quyết sử dụng thành thạo hàm Hlookup trong Excel

Hàm Hlookup là một trong số những hàm đặc biệt trong Excel, là trợ thủ đắc lực trong tin học văn phòng. Trong bài viết dưới đây, chúng ta sẽ đi tìm hiểu những đặc điểm riêng biệt của hàm Hlookup nhé!

Như bạn đã biết Microsoft sở hữu 3 hàm dùng để tìm giá trị, LOOKUP, VLOOKUP VÀ HLOOKUP, theo đó người dùng cảm thấy bối rối và khó phân biệt khi sử dụng 3 hàm này nhất. Trong bài viết này, chúng mình sẽ tập trung vào các đặc điểm nổi bật của hàm HLOOKUP trong Excel và đưa một vài ví dụ cụ thể minh hoạ giúp bạn sử dụng Hlookup một cách hiệu quả nhất.

I. Giới thiệu về hàm Hlookup trong Excel

1. Hàm Hlookup trong Excel là gì?

Hàm HLOOKUP được chúng ta sử dụng để tìm một giá trị nhất định trong vị trí hàng trên cùng của bảng và thực hiện trả lại một giá trị khác trong cùng cột từ hàng mà bạn đã có chỉ định.

2. 3 Điều bạn cần biết về hàm Hlookup trong Excel

Bất cứ khi nào mà bạn cần đi tìm giá trị trong hàng, hãy nhớ những điều sau:

  • Hàm HLOOKUP trong Excel chỉ có thể tìm ở hàng trên cùng của table_array. Nếu bạn cần tìm dữ liệu ở những vị trí khác, hãy sử dụng công thức hàm Index hoặc Match
  • HLOOKUP trong Excel không có khả năng phân biệt được chữ hoa và thường
  • Nếu range_lookup trong hàm Hlookup được đặt là TRUE hoặc bỏ trống (có nghĩa là kết quả khớp tương đối), các giá trị ở hàng đầu của phần dữ liệu table_array phải được xếp theo thứ tự tăng dần (A-Z) và từ trái sang phải.

3. Sự khác nhau quan trọng giữa Vlookup và Hlookup

Như bạn đã biết, cả hai cách dùng hàm HLOOKUP VÀ hàm VLOOKUPdùng để tìm kiếm một giá trị. Nhưng bản chất của chúng khác nhau trong cách hoạt động. Chúng ta có thể dễ dàng nhận ra tên của hai hàm khác nhau ở chữ cái đầu – “H” có nghĩa là ngang (horizontal) và “V” có nghĩa là dọc (vertical)

Do đó, bạn sẽ ứng dụng cách dùng hàm VLOOKUP để tìm giá trị theo cột ở phía bên trái của dữ liệu bạn muốn tìm. Còn cách dùng hàm HLOOKUP chính là để tìm giá trị theo hàng ngang. Nó sẽ thực hiện tìm giá trị ở hàng đầu tiên của bảng và cuối cùng trả lại giá trị ở hàng được chỉ định ở trong cùng một cột.

Hình dưới đây là ví dụ cụ thể thể hiện sự khác nhau giữa hai công thức Vlookup và Hlookup

excel, bật mí bí quyết sử dụng thành thạo hàm hlookup trong excel

Ví dụ cụ thể thể hiện sự khác nhau giữa hai công thức Vlookup và Hlookup

4. Ứng dụng của Hlookup trong Excel

Tìm giá trị theo hàng với kết quả khớp tương đối và chính xác

Hàm HLOOKUP trong Excel là hàm đặc biệt có thể tìm kết quả khớp chính xác và không chính xác dựa trên giá trị cụ thể của tham số range_lookup.

TRUE hoặc bỏ trống: có nghĩa là kết quả khớp tương đối

FALSE: nghĩa là kết quả khớp chính xác

Nên nhớ rằng mặc dù chúng ta thường nói ý nghĩa đó là kết quả khớp tương đối, công thức Hlookup sẽ luôn đi tìm một kết quả khớp chính xác đầu tiên. Đặt cho dữ liệu tham số là FALSE sẽ cho phép hàm Hlookup trả về kết quả khớp tương đối (giá trị gần nhất nhỏ hơn so với giá trị cần tìm kiếm) nếu kết quả khớp chính xác không tìm thấy; TRUE hoặc bị bỏ trống thì hàm sẽ sẽ trả về lỗi #N/A.

Cách dùng hàm Hlookup trong Excel từ worksheet hoặc workbook khác

Nhìn chung, công cuộc tìm giá trị theo hàng từ một trang tính hoặc một bảng tính khác nghĩa là bạn phải thực hiện cung cấp các tham chiếu ngoại tuyến tương ứng cho hàm HLOOKUP.

Để lấy được các giá trị khớp từ một trang tính khác, bạn phải chỉ rõ tên của trang tính cụ thể đặt trước dấu “!”. Ví dụ:

=HLOOKUP (B$1, Duongkinh! $B$1:$I2, 2, FALSE)

excel, bật mí bí quyết sử dụng thành thạo hàm hlookup trong excel

Cách dùng hàm Hlookup trong Excel từ worksheet hoặc workbook khác

5. Index/ Match, Một công thức thực sự hiệu quả khác bên cạnh Hlookup

Như các bạn đã biết, hàm HLOOKUP có tồn tại một vài hạn chế với nhược điểm lớn nhất là không thể trực tiếp tìm các giá trị nằm ngoài hàng đầu và phải thực hiện xếp các giá trị theo thứ tự khi tìm kết quả khớp tương đối. May mắn thay, sự kết hợp hoàn hảo giữa hàm INDEX và MATCH sẽ giúp chúng ta khắc phục được những điểm này:

INDEX (nơi chứa giá trị về, MATCH (giá trị tìm kiếm, nơi tìm giá trị, 0))

Giả sử giá trị chúng ta cần tìm kiếm ở ô B7, bạn đang tìm kiếm cho mình một kết quả khớp ở hàng 2 (B2:I2), và muốn giá trị dữ liệu trả về từ hàng 1 (B1:I1), công thức như sau

=INDEX (B1:I1, MATCH (B7, B2:I2, 0))

Trong hình chụp màn hình cụ thể dưới đây, bạn có thể quan sát trong cả 2 trường hợp thì hàm INDEX MATCH đều hoạt động tốt.

excel, bật mí bí quyết sử dụng thành thạo hàm hlookup trong excel

Index/ Match, Một công thức thực sự hiệu quả khác bên cạnh Hlookup

II. 10 Lý do phổ biến khiến Hlookup không chạy được

1. HLOOKUP không thể thực hiện tìm kiếm các hàng phía trên

Kể cả khi bạn có thể quên tất cả các chi tiết về tìm kiếm theo hàng ngang trong phần mềm Excel, luôn nhớ rằng hàm Hlookup chỉ có thể thực hiện tìm dữ liệu ở hàng đầu tiên trong bảng. Nếu các giá trị mà bạn tìm kiếm nằm ở các hàng khác, lỗi N/A sẽ được trả lại lập tức. Để có thể khắc phục lỗi này, bạn nên chuyển sang sử dụng công thức INDEX/MATCH

2. Kết quả khớp tương đối và chính xác

Trong lúc bạn đang tìm giá trị trong phần mềm Excel, theo hàng ngang hay dọc, đa số các trường hợp là bạn đang tìm kiếm cho mình một giá trị cụ thể nên cần kết quả khớp chính xác. Khi thực hiện tìm kiếm với kết quả khớp tương đối (range_lookup được đặt TRUE hoặc bỏ trống), các bạn nên nhớ việc xếp các giá trị dữ liệu trong hàng theo thứ tự tăng dần.

3. Bảng tham chiếu thay đổi khi sao chép công thức

Khi sử dụng nhiều hàm HLOOKUP trong phần mềm Excel để lấy thông tin về hàng chứa giá trị tìm kiếm, bạn phải thực hiện khóa tham chiếu table_array

4. Thêm vào hoặc xóa bớt hàng mới

Để hiểu tại sao mà việc thêm một hàng mới có thể làm hỏng công thức Hlookup, bạn cần hiểu cách mà hàm HLOOKUP lấy thông tin về giá trị tìm kiếm đó chính là dựa trên chỉ số của hàng bạn chỉ định. Do đó, khi thêm hàng, rất có thể hàm bạn đã chỉ định sẽ trượt về vị trí khác và thay vào đó là vị trí mới được quy chiếu,

5. Trùng lặp trong bảng

Hàm HLOOKUP trong Excel là hàm chỉ có thể trả về một giá trị là giá trị đầu tiên trong bảng khớp với giá trị mà bạn tìm kiếm.

Nếu có một vài giá trị được hiển thị giống nhau trong bảng, chọn một trong các giải pháp mà bạn thấy là phù hợp nhất:

  • Loại bỏ tất cả sự trùng lặp bằng cách dùng công cụ của Microsoft Excel
  • Nếu bạn muốn những dữ liệu trùng lặp được giữ nguyên trong excel, hãy tạo PivotTable để có thể nhóm và lọc các dữ liệu theo yêu cầu cụ thể của mình
  • Sử dụng công thức mảng để tiến hành rút các giá trị trùng khỏi mảng tìm kiếm

6. Khoảng trắng

Khi công thức hàm Hlookup của bạn hoàn toàn đúng nhưng lại xuất hiện lỗi #N/A trả về, hãy tiến hành kiểm tra lại bảng và giá trị tìm kiếm xem có xuất hiện ký tự trắng nào không. Bạn có thể nhanh chóng loại bỏ các khoảng trống đó bằng cách ứng dụng ngay hàm TRIM trong Excel.

7. Số được cài đặt dạng văn bản

Chuỗi văn bản của bạn giống như số là một khó khăn khác khi sử dụng công thức Excel. Mô tả một cách chi tiết của vấn đề này sẽ được giải thích trong các bài viết tới.

8. Giá trị tìm kiếm vượt quá 255 kí tự

Tất cả các hàm mà bạn đang tìm kiếm trong Excel chỉ hoạt động khi giá trị tìm kiếm dưới 255 kí tự. Giá trị tìm kiếm dài hơn sẽ lập tức trả lại kết quả là lỗi #VALUE!. Vì hàm INDEX/MATCH là những hàm không giới hạn số lượng ký tự nên bạn hoàn toàn có thể khắc phục lỗi này khi sử dụng INDEX/MATCH

9. Đường dẫn đầy đủ tới bảng tính không được nêu rõ

Nếu bạn thực hiện sử dụng hàm Hlookup từ một bảng tính khác, nên nhớ rằng bạn cần phải đủ khả năng cung cấp không sót đường dẫn nào tới nó.

10. Sai tham số

Các bạn nên nhớ rằng hàm Hlookup là một hàm được đánh giá khá phức tạp nên thật cẩn thận khi sử dụng. Dưới đây là một vài lỗi phổ biến khác nữa khi bạn nhập sai tham số

  • Nếu row_index_num có giá trị nhỏ hơn 1, lỗi #VALUE! sẽ được trả lại
  • Nếu row_index_num có giá trị lớn hơn số hàng trong bảng tìm kiếm, lỗi #REF! sẽ được trả lại
  • Nếu bạn thực hiện tìm kiếm với kết quả khớp tương đối và lookup_value nhỏ hơn giá trị nhỏ nhất được cho trong hàng đầu tiên của trường table_array, lỗi #N/A sẽ được trả lại

III. Chức năng quan trọng của Excel không phải ai cũng biết

1. Dán đặc biệt

Paste Special trong cách dùng hàm Hlookup cho phép bạn chọn các thành phần của ô được sao chép mà bạn mang qua.

Sau khi bạn đã thực hiện sao chép ô của mình (Ctrl + C), nhấn Ctrl + Alt + V (hoặc đi tới phần Clipboard của phần tùy chọn Trang chủ hoặc Chỉnh sửa và Dán đặc biệt) để hiển thị phần Paste Special – Dán đặc biệt và thực hiện lựa chọn của bạn. Alt + E + S + V là lối tắt quan trọng để chỉ dán các giá trị – có lẽ cách sử dụng Paste Special chính là cách phổ biến nhất.

2. Thêm nhiều hàng

Phím tắt (Ctrl, shift, +) là tổ hợp khá tiện dụng trong, đặc biệt là bạn có thể chuyển đổi + để có thể thêm nhiều hàng. Thông thường, chỉ cần làm nổi bật hẳn phần số lượng hàng bạn muốn thêm (giả sử 5) và sử dụng thao tác nhấp chuột phải, chèn sẽ nhanh hơn khi bạn thực hiện thêm hàng loạt vì nó sẽ trực tiếp thêm số lượng hàng bạn đã tô đậm.

3. Flash Fil

Excel đã thấu hiểu người dùng khi phát triển một ý tưởng của riêng mình vào năm 2013 với tính năng này. Flash Fill là công cụ tự động điền dữ liệu của bạn khi nó cảm nhận được dữ liệu của một mẫu.

4. INDEX-MATCH

Ngoài hàm VLOOKUP (tìm kiếm dữ liệu giá trị trong một cột và trả về giá trị tương ứng từ một cột ở vị trí khác) hay hàm HLOOKUP, INDEX và MATCH là các công cụ được cho là mạnh nhất và được sử dụng rộng rãi nhất trong các hàm Excel để thực hiện tra cứu.

5. SUM

Đây là một trong những hàm quan trọng để tính toán đầu tiên bạn có thể học trong Excel – cách tính tổng một hàng hoặc cột. Nhưng bạn có biết bạn có thể chọn ô ở cuối hàng hoặc cột và nhấn Alt + để có thể nhanh chóng thực hiện chức năng này trong vài giây không?

6. CTRL Z / CTRL Y

Đây là tấm thẻ miễn phí cho Excel của bạn. Nếu bạn không sử dụng Ctrl Z để thực hiện hoàn tác các lỗi trong Excel, thì bạn nên làm vậy. Điều mà nhiều người không biết là Ctrl Y chính là thao tác làm ngược lại – làm lại. Cả hai hoạt động trên song song rất độc đáo, và nó hỗ trợ cho việc bạn xoay vòng qua các công việc của mình cho đến khi nào mà bạn tìm thấy đúng.

7. Xóa các bản sao

Điều này thực sự rất đơn giản và nhanh chóng để có thể sử dụng. Loại bỏ tất cả sự trùng lặp thực hiện chính xác những gì mà bạn đã mong đợi – nó sẽ loại bỏ các bản sao trong bất kỳ phạm vi dữ liệu nhất định được cho trước nào.

8. Freeze Panes

Đây là công cụ hỗ trợ việc xác định các cột và hàng của khu vực bạn mà muốn thực hiện “đóng băng”. Sau đó chọn ô ngay bên phải của các cột đó và vị trí bên dưới các hàng đó. Chuyển lập tức đến tab View và Freeze Panes trong phần Window. Alt W F chính là phím tắt bạn có thể cần.

9. F4

Có hai cách đặc biệt thuận tiện để sử dụng F4 trong Excel.

  • Đầu tiên là khi bạn muốn tạo Tham chiếu tuyệt đối: F4 chuyển bạn qua các tùy chọn cụ thể khác nhau.
  • Thứ hai là F4 sẽ thực hiện lặp lại hành động cuối cùng của bạn, nếu có sẵn.

10. CTRL + Mũi tên

Ctrl + các phím mũi tên! Phím tắt đơn giản này là công cụ quyền lực sẽ đưa bạn thẳng đến cuối dữ liệu tương ứng trong một cột hoặc hàng bạn đang sử dụng. Kết hợp nó với Ctrl, Shift để có thể tô sáng hoặc có thể là chọn vùng dữ liệu lớn trong vài giây.

IV. Cách học excel nhanh nhất cho người mới bắt đầu không thể bỏ qua

1. Rèn luyện tính kiên trì – cách học excel nhanh nhất

Sự kiên trì không chỉ là yêu cầu cực kỳ cần thiết khi chúng ta làm bất kể công việc gì hay quá trình bạn hướng tới mục tiêu quan trọng nào đó trong kế hoạch, mà ngay cả trong việc học excel, sử dụng hàm HLOOKUP các bạn cũng cần phải kiên trì rất nhiều.

2. Học thuộc công thức cụ thể của các hàm trong excel – phương pháp hay dành cho người chăm chỉ

Cũng giống như việc giải một bài toán khó, hàm trong excel là yếu tố khiến nhiều người thực sự “ngại” học excel nhiều nhất. Nhưng nếu như không vượt qua nỗi e ngại đó thì bạn không thể luyện tập và bắt đầu học excel.

3. Thực hành làm thật nhiều bài toán excel – HLOOKUP sẽ giúp bạn có thể học excel nhanh chóng

Chỉ khi nào bạn đưa được hầu hết những điều học được, cần phải ghi nhớ về excel và có thể thực hành thực tiễn, thì bạn mới có thể nhanh chóng đạt được điều mong muốn – chính là việc ghi nhớ được các hàm trong excel.

4. Vận dụng tất cả phương pháp phân tích bài toán excel

Có hai trường hợp mà rất nhiều người khi học sử dụng excel hay hàm HLOOKUP đã gặp phải đó là:

  • Thứ nhất, khi chúng ta học excel, các hàm sẽ được học và áp dụng rất cẩn thận, chi tiết nhưng không biết vận dụng vào trong giải toán thực tế của excel.
  • Thứ hai, khi chúng ta hiểu được bài toán được đưa ra nhưng lại không thuộc hàm excel.

5. Nhận ra lỗi khi làm sai

Lỗi chính là yếu tố cực kỳ quan trọng mà những người học excel hay hàm HLOOKUP cần phải học thuộc. Trong quá trình thực hiện giải bài toán excel có những lỗi cơ bản, đôi khi chỉ là do sai sót ở khâu nào đó mà chúng ta sẽ bị mắc phải. Điều đó không quan trọng, mà yếu tố quan trọng nhất chính là việc chúng ta có đủ nhận thức để có thể nhìn nhận ra những lỗi đó hay không mà thôi.

Để có thể ứng dụng tốt Excel hay hàm HLOOKUP vào trong công việc, cuộc sống, chúng ta không chỉ nắm vững được công thức của hàm mà còn phải sử dụng tốt cả các công cụ khác của phần mềm Excel. Chúc bạn sớm luyện tập tốt và ứng dụng thành thạo các hàm Excel để gặt hái thành công trong công việc!

Đăng bởi: Kiên Trương