Kiến Thức

Tầm quan trọng của giám đốc bán hàng trong doanh nghiệp

Giám đốc bán hàng là ai? Họ có trách nhiệm và nghĩa vụ gì? Cũng như tầm quan trọng của giám đốc bán hàng trong doanh nghiệp là gì? Cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây của chúng mình nhé!

Người giám đốc bán hàng trong doanh nghiệp khu vực đóng vai trò then chốt trong cơ cấu quản trị bán hàng.Trách nhiệm trọng yếu của họ là quản lý những đội ngũ bán hàng. Thật ra, lý do để vị trí này tồn tại là  tin rằng các giám đốc bán hàng sẽ làm tăng hiệu quả và năng suất của đội ngũ bán hàng trong khu vực. Ngoài trách nhiệm chủ yếu là lãnh đạo thì những nhân viên chào hàng, họ còn là đại diện của công ty đó đối với khách hàng và thị trường cũng như là những nguồn quan trọng về tài năng lãnh đạo.

I. Liên kết về mặt quản trị đối với thị trường

tầm quan trọng của giám đốc bán hàng trong doanh nghiệp

Tầm quan trọng của giám đốc bán hàng trong doanh nghiệp

Kênh thông tin liên lạc giữa thị trường và ban quản trị cấp cao, các Giám đốc bán hàng khu vực chính là người đại diện đầu tiên và gần nhất của Ban quản trị.Ở trong khả năng đó, họ sẽ phát hiện và đánh giá các thông tin rồi báo cho ban quản trị cấp cao hơn những gì mà họ cho đó là quan trọng và hữu ích. Sau đó họ truyền đạt thi hành chính sách và thủ tục của công ty xuống đội ngũ bán hàng phía bên dưới. Người ta sẽ mong đợi những giám đốc bán hàng khu vực đưa ra  cho một số quyết định và các giải quyết các vấn đề tại chỗ, để giảm nhẹ những vấn đề ở mức độ chiến thuật cho Ban quản trị cấp cao.

Với những khu vực được xem như những trung tâm tạo ra lợi nhuận, các giám đốc bán hàng sẽ có quan hệ trực tiếp với việc tạo ra doanh số và lợi nhuận cho Công ty. Sự thành công hay thất bại của họ trực tiếp ảnh hưởng với việc tạo doanh số và lợi nhuận. Họ là những “điểm chọn của lưỡi gươm” để thực hiện các chính sách và chiến thuật của công ty trong quan hệ hàng ngày với những khách hàng và những đối thủ cạnh tranh. Hơn nữa, cách mà họ quản lý các nhân viên trong khi thực hiện được chính sách và chiến lược không những sẽ ảnh hưởng sâu sắc đến sự thành công của công ty trong hiện tại mà còn tương lai trên thị trường.

II. Nguồn tài năng lãnh đạo

Những cuộc điều tra về nhân viên lãnh đạo cấp cao đều cho thấy rằng kinh nghiệm tiếp thị và bán hàng là một điều chủ yếu để bảo đảm dẫn đến con  con đường có chức vụ cao cấp tuy không nhất thiết phải dẫn đến chiếc ghế của Chủ tịch Hội đồng quản trị. Tại sao kinh nghiệm về tiếp thị và bán hàng lại tỏ ra quan trọng như vậy trong hầu hết các công ty. Thi hành về một số các nhiệm vụ quan trọng cho công ty. Một cách điển hình nhất, khi một người được tuyển dụng vào làm nhân viên chào hàng thì người đó đôi khi sẽ nhận được sự phân công về khu vực hoạt động. Đối với những nhân viên thành công, chứng tỏ được những kỹ năng quản trị đó sẽ được thăng tiến lên chức vụ quản trị.

Trong nhiều công ty, những người giám đốc bán hàng này được trao những quyền hạn rộng rãi mà trên thực tế họ đã trở thành chủ tịch của một công ty nhỏ với các trách nhiệm về thu nhập, chi phí và nhân sự. Sự tín nhiệm này cho phép người giám đốc có thể hoặc không biểu lộ tài năng lãnh đạo trong khi điều hành doanh nghiệp nhỏ này. Nếu các giám đốc bán hàng ở khu vực thành công, họ có thể sẽ được thăng tiến lên chức vụ quản trị bán hàng cấp cao. Tại đó họ sẽ mở rộng được hơn trách nhiệm về thu nhập, chi phí, nhân sự và cả quản trị tài sản. Tiến trình thăng tiến với việc mở rộng dần trách nhiệm phần nào đó là sự thử thách tài năng lãnh đạo. Do đó khu vực bán hàng sẽ trở thành một địa điểm để công ty có thể nhận định và thử thách  được năng lực của các nhân viên quản trị cấp trung và cao cấp tiềm tàng.

Vị trí của giám đốc bán hàng trong cùng một công ty đòi hỏi cần sự tập trung vào những trách nhiệm liên quan đến những công việc khác hơn là những công việc với cùng chức danh tại một công ty khác, ngay cả công ty cùng ngành. Hình 3.1. liệt kê những trách nhiệm phổ biến của các giám đốc bán hàng khu vực trong nhiều ngành nghề.

Cho dù những trách nhiệm được liệt kê trong hình 3.1 là theo thứ tự sắp xếp quan trọng, nhưng chủ yếu phần thời gian lớn nhất của người giám đốc bán hàng nên dành cho việc tiếp xúc cá nhân với đội ngũ bán hàng. Một chuyên viên đề nghị 80% thời gian của một giám đốc bán hàng khu vực  sử dụng với 1/3 đội ngũ nhân viên chào hàng cấp cao.

tầm quan trọng của giám đốc bán hàng trong doanh nghiệp

Các trách nhiệm của giám đốc bán hàng

Hình trên cũng cho thấy một số hoạt động khác thường bổ sung và hỗ trợ cho nhiệm vụ này. Do đó mỗi nhóm được phân chia các nhiệm vụ với trách nhiệm chi tiết hơn, hãy cùng thảo luận kỹ về trách nhiệm và chú ý trong các tài liệu này.

III. Quản trị đội ngũ chào hàng

Giám đốc bán hàng khu vực cũng như bất kỳ giám đốc nào khác phải thực hiện các công việc bao gồm việc hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. Sự chấp hành đúng những bước này giúp các nhân viên trong đội ngũ chào hàng hoạt động tốt hơn.

IV. Quản trị hành chính

Những giám đốc bán hàng khu vực cho rằng trung bình họ sử dụng 24% thời gian vào những nhiệm vụ hành chính. Đối với nhiều giám đốc bán hàng, những nhiệm vụ này bao gồm cả việc quản lý văn phòng khu vực. Văn phòng khu vực  sẽ có các thư ký giúp và trong một văn phòng lớn hơn thì có thể sẽ bao gồm một số các lĩnh vực khác từ việc quản lý hệ thống máy tính cho đến các vấn đề xe cộ và cả kho bãi.

Các trách nhiệm quản lý hành chính người giám đốc cần hiế phải tham gia vào những nhiệm vụ như lưu trữ hồ sơ, viết các báo cáo và quản lý các nhân viên văn phòng. Những nhiệm vụ đó đều rất quan trọng. Ví dụ, các nhân viên văn phòng thường rất quan trọng  việc thành công của một văn phòng khu vực và cho đội ngũ chào hàng mà họ hỗ trợ.Về  tinh thần và sự gắn bó của nhân viên văn phòng với nhân viên chào hàng và khách hàng trong những khu vực bán hàng thành công và kém thành công thì sẽ khác nhau.

Hoạt động hàng ngày của đội ngũ bán hàng làm phát sinh lên nhiều hoạt động hành chính dưới dạng như các báo cáo, bản đánh giá, những cách xác định và giải quyết khó khăn của khách hàng và cả hàng loạt các nhiệm vụ bàn giấy khác. Hoàn thành nhanh chóng và làm hiệu quả những thủ tục hàng ngày sẽ góp phần vào việc thành công họat động và trôi chảy của một khu vực.

V. Tiếp thị

Các trách nhiệm và hoạt động của tiếp thị của giám đốc bán hàng còn tùy thuộc vào từng công ty và vào từng ngành. Trong các công ty về sản xuất hàng tiêu dùng và bán các sản phẩm trọn gói như Campello South, Ralston và Kellogg thì giám đốc và nhân viên chào hàng phát triển những theo những chiến dịch tiếp thị sâu rộng đến khách hàng. Một số những trường hợp khác, những nhiệm vụ tiếp thị đó của giám đốc được giới hạn ở việc chỉ thu thập thông tin và dự đoán doanh số.

Trong nhiều công ty, đội ngũ chào hàng vừa được xem như một nguồn cung cấp thông tin cũng vừa là một cách để thu thập các thông tin. Tuy rằng nhiều nghiên cứu đã chỉ rõ ra rằng những hầu hết những nhân viên chào hàng đều không thích và cũng không thạo các nhiệm vụ này nhưng các giám đốc bán hàng lại thấy rằng chúng cần phải được tiến hành.

Trong nhiều công ty, các giám đốc bán hàng cũng có trách nhiệm thông báo, như là một phần của kế hoạch của ngân quỹ, tiếp thị. Mức độ phức tạp của trách nhiệm này tùy theo từng trường hợp cụ thể. Nếu như những ước lượng của giám đốc chỉ dùng để xác nhận các dự báo nghiên cứu hay các hướng dẫn chung cho các chính sách tiếp thị thì việc thiết lập các dự báo ở cấp giám đốc bán hàng có thể là chỉ yêu cầu “những ước lượng tốt nhất” của phía người giám đốc về doanh số cũng như chi phí trong tương lai.

Tuy nhiên, các quyết định  đặc trưng cần được đưa ra, ví dụ như về tiến độ sản xuất,khi thiết lập chỉ tiêu hoặc quản lý hàng tồn kho thì người ta trông chờ đến các dự đoán về mặt số lượng. Trong trường hợp này, những người giám đốc có thể sẽ phát triển và dự báo về doanh số bán cần thiết, thị phần và cả chi phí bằng cách dùng kinh nghiệm cũng như các kỹ thuật thống kê có sử dụng trên máy vi tính. Thảo luận chi tiết về các dự báo ở cấp giám đốc bán hàng.

VI.Bán hàng bằng cách trực tiếp tiếp xúc

tầm quan trọng của giám đốc bán hàng trong doanh nghiệp

Vai trò của giám đốc bán hàng

Những giám đốc bán hàng khu vực trong một vài công ty và vài ngành thường duy trì trách nhiệm bán hàng bằng cách đó là sẽ trực tiếp tiếp xúc.  Trước hết, nếu tiền hoa hồng chiếm một phần tỷ lệ lớn trong thu thập của các nhân viên chào hàng thì việc duy trì “khách hàng ruột” cho một giám đốc thì có thể là cách duy nhất thúc đẩy nhân viên chào hàng thăng tiến lên vị trí giám đốc. Còn có những khách hàng cá nhân giúp cho người giám đốc bán hàng có được sự tiếp xúc trực tiếp với những khách hàng. Hơn nữa, đối với một khách hàng lớn thì không có điều gì bất thường khi họ đòi hỏi yêu cầu được phục vụ tạm thời hay thường xuyên bởi một nhân viên quản trị. Các giám đốc cho rằng  đã dùng 17% thời gian của họ để bán hàng trực tiếp và với  12% thời gian cho các hoạt động bán hàng qua thiết bị điện tử

VII. Tài chính

Mỗi một nhân viên chào hàng đều đại diện cho hàng ngàn USD dùng cho việc đào tạo và quan hệ với khách hàng. Mỗi nhân viên đại diện cho các chi phí hàng năm về lương, phúc lợi và các chi phí khác cần phải được quản lý. Trung tâm tạo ra được lợi nhuận có thể đại diện cho một phần có quy mô lớn của kết quả hoạt động của công ty. Hơn nữa, nhiều giám đốc bán hàng đều cần chịu trách nhiệm về những quy mô và số lượng hàng tồn kho của công ty trong khu vực của mình. Các công ty khác để có thể yêu cầu một giám đốc quản lý các quy mô và sự phân bổ của những khách hàng trong khu vực hoạt động.

Giám đốc bán hàng cũng có thể phải thực hiện nhiệm vụ về tài chính, đặc biệt như phân tích, dự báo doanh số, phát triển khách hàng về mặt tài chính, dự báo và kiểm tra những dữ liệu chi phí. Người giám đốc bán hàng sẽ có những trách nhiệm trực tiếp về ngân sách bao gồm việc đi lại và giải trí. Tùy theo từng vị trí công ty và từng ngành, đôi khi giám đốc bán hàng có thể được yêu cầu sẽ đưa ra quyết định hoặc số liệu về chi phí của công ty tại khu vực của mình.

VIII. Quan hệ

Người giám đốc bán hàng tồn tại với một chức vụ và với một con người ở trong cơ cấu tổ chức. Là một người giám đốc bán hàng cần duy trì hệ thống thông tin mở rộng trong cũng như ngoài công ty. Tuy rằng mô hình quan hệ có thể thay đổi theo nhiều tùy theo công ty và có thể tùy từng giám đốc nhưng hình 5.2 có  một mô hình hợp lý về mạng lưới thông tin liên lạc của giám đốc cả bên trong hệ thống tổ chức theo một cơ sở thường xuyên với môi trường bên ngoài.

tầm quan trọng của giám đốc bán hàng trong doanh nghiệp

Những mối quan hệ của giám đốc

Các mô hình bên trong sẽ diễn tả quá trình tiếp diễn giữa người giám đốc và với các phòng khác nhau. Trong đó, giám đốc bán hàng có thể  có liên hệ với những người và  những bộ phận sau:

  • Phòng kế toán là để giải quyết những vấn đề khách hàng hoặc giải quyết những tình trạng rắc rối trong sổ sách của nhân viên chào hàng.
  • Phòng tổ chức nhân sự là để hỗ trợ việc mô tả những công việc đại diện bán hàng, xây dựng lên những kế hoạch tuyển dụng để nhằm đạt được mục tiêu và đáp ứng cơ hội hoặc là để kiểm soát tính đúng đắn của chế độ y tế và nghỉ hưu của cá nhân nhân viên chào hàng.
  • Giám đốc tiếp thị hoặc giám đốc sản phẩm để truyền đạt và nhận được thông tin về sản phẩm mới, xu hướng, thị trường và cạnh tranh.
  • Phòng vận chuyển là để xác định những yêu cầu giao hàng cho khách hàng như thời gian giao hàng hoặc là thời gian giao hàng đặc biệt.
  • Phòng nghiên cứu và phát triển là để tìm hiểu về kết quả hoạt động của những khu vực, những đặc điểm sản phẩm và các vấn đề thực hiện sản phẩm.

IX. Quan hệ bên ngoài

Là giám đốc bán hàng sẽ phát triển và duy trì các mối quan hệ kinh doanh được mở rộng ra cơ cấu tổ chức chính thức. Các  mối quan hệ này thường là một bộ phận của công việc và có thể bao gồm với gần như toàn bộ quan hệ thường xuyên hoặc tạm thời với các cá nhân hay tổ chức bên ngoài công ty. Các quan hệ này có thể được phân thành những loại như sau:

    Các nhà cung cấp như những công ty vận tải, những công ty dịch vụ tại trường học và những nhà cung cấp về thiết bị

    Các khách hàng phân phối hoặc tiêu thụ sản phẩm của công ty. Phần lớn những quan hệ này đều được duy trì như một bộ phận của những cuộc gọi điện thoại của những  nhân viên chào hàng.

    Các đối thủ cạnh tranh thường cũng hiểu nhau khá rõ. Cả về mặt đạo đức và pháp lý thì các giám đốc nên thận trọng với những quan hệ này. Các công ty ngày càng lo lắng về những quan hệ có tính cạnh tranh ngay và cả ở những mức độ “thấp” trong tổ chức.

    Những tổ chức chuyên môn như Hội bảo vệ người tiêu dùng, hội marketing,…. đưa ra quyền làm hội viên, và  sự huấn luyện hay các mối liên hệ với những giám đốc bán hàng khác.

    Các tổ chức doanh nghiệp tổng hợp đều mang đến cho giám đốc bán hàng các mối quan hệ có cơ hội giới thiệu công ty ở mọi mức độ của cộng đồng .

Tuy rằng hai loại quan hệ sau cùng này có mang tính tự nguyện nhưng nhiều công ty đều khuyến khích những giám đốc của mình tham gia.

X. Làm sao để trở thành một giám đốc bán hàng giỏi?

Khi đã bước chân vào môi trường kinh doanh, chắc chắn bạn phải biết rõ một chân lý đó là: “thương trường là chiến trường”. Làm kinh doanh bán hàng không phải là quá trình trải nghiệm, không phải một cuộc mua vui, càng không được “test”, mà chắc chắn phải có doanh số, thu lợi nhuận, giành phần thắng về tay mình (từ các đối thủ cạnh tranh). Và để giành được phần thắng trong thương trường đó thì chắc chắn bạn phải trở nên giỏi hơn người khác, nhất là ở các vị trí cấp cao như giám đốc bán hàng. Vậy làm sao để trở thành giám đốc bán hàng chuyên nghiệp? 4 hướng tiếp cận dưới đây sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi này.

3.1. Hình thành và phát triển tư duy nhạy bén

Làm giám đốc bán hàng không nhất thiết phải thông minh, nhưng tư duy nhạy bén lại cần có và được xem là công cụ tố chất tốt nhất giúp giám đốc bán hàng có thể nắm bắt thị trường trong tay và có thể nắm bắt cơ hội kinh doanh thu về lợi nhuận.

Ngoài ra, tư duy nhạy bén còn giúp giám đốc bán hàng thành công trong việc xây dựng các chiến lược kinh doanh, thậm chí tính toán trước được khả năng thành công, từ đó quyết định có nên hay không đầu tư vào cơ hội đó hay không.

Tư duy nhạy bén cũng giúp giám đốc bán hàng có thể phán đoán được mặt hàng nào có cơ hội tiêu thụ tốt nhất, mặt hàng nào có cơ hội tiêu thụ kém để có thể triển khai các phương án điều chỉnh dự trù.

Làm kinh doanh nói chung, bán hàng nói riêng, sự cần cù chăm chỉ ham học hỏi sẽ giúp bạn đi đường dài, nhưng nếu muốn vừa đi nhanh, vừa đi dài thì bạn cần thiết phải xây dựng và phát triển bổ sung tư duy kinh doanh. Trong thực tế, những người có tư duy nhạy bén cũng sẽ dễ dàng nắm bắt được cơ hội thăng tiến tốt hơn.

3.2. Đam mê công việc, ham kiếm tiền

Ở vị trí giám đốc bán hàng, vấn đề đam mê công việc đi liền với mục tiêu kiếm tiền cũng là những yếu tố động lực giúp bạn trở nên giỏi hơn, chuyên nghiệp hơn. Nếu chỉ đam mê chưa chắc đã thành công, nhưng một khi đam mê đi liền với nhu cầu vật chất (tiền) thì rất dễ đạt được kết quả kinh doanh.

3.3. Kiến thức vững vàng

Chung quy lại thì có đam mê, có tư duy, thích kiếm tiền, … nhưng chắc chắn rằng giám đốc bán hàng không thể thiếu kiến thức. Kiến thức được xem là nền tảng tốt nhất giúp giám đốc bán hàng có thể hoàn thành công việc của mình.

Đối với giám đốc bán hàng, 2 nhóm kiến thức cơ bản cần được xây dựng và trau dồi đó là:

    Kiến thức kinh doanh nền tảng: đó là các kiến thức về kinh tế, thị trường, khách hàng, cơ hội kinh doanh, sản phẩm, giá cả, cạnh tranh, chiến lược kinh doanh, đối thủ cạnh tranh, …

    Kiến thức xã hội nhân văn: kiến thức xã hội học, tâm lý, văn học, lịch sử, địa lý, …

Vai trò của kiến thức kinh doanh nền tảng thì chắc bạn đã rõ. Còn về kiến thức xã hội nhân văn có tác dụng gì đối với việc làm giám đốc bán hàng?

    Kiến thức địa lý: giúp giám đốc bán hàng có thể hiểu biết được địa hình, đặc trưng khí hậu, thời tiết và văn hóa tiêu dùng của từng vùng miền => hỗ trợ trong xây dựng các chiến lược kinh doanh, tiếp thị, bán hàng

    Kiến thức văn học: trực tiếp hỗ trợ giám đốc bán hàng trong việc viết quảng cáo, triển khai và tổ chức mạch lạc vấn đề trong các chương trình về sản phẩm, đồng thời cũng là nền tảng ngôn từ trong giao tiếp, ứng xử, tiếp xúc với cấp trên, đồng nghiệp, đối tác và khách hàng

    Kiến thức lịch sử: hỗ trợ nhận biết và vận dụng các bài học lịch sử vào hoạt động kinh doanh bán hàng. Cũng có thể rút ra các bài học kinh nghiệm thực tế

    Kiến thức tâm lý: làm kinh doanh, bán hàng – công việc phục vụ khách hàng – mà không thể nắm bắt được tâm lý khách hàng nói riêng, đối thủ cạnh tranh, đối tác, … nói chung sẽ là hạn chế rất lớn => thậm chí kìm hãm năng lực thực tế của bạn. Do đó kiến thức về tâm lý sẽ hỗ trợ tốt nhất giám đốc bán hàng trong việc nắm bắt, phán đoán tâm lý, trước hết là tâm lý khách hàng

3.4. Phát triển kỹ năng

Trong môi trường lao động hiện đại, kỹ năng công việc thậm chí còn được đánh giá cao hơn kiến thức. Vì vậy, muốn trở thành giám đốc bán hàng giỏi thì chắc chắn phải giỏi kỹ năng.

Nói đến kỹ năng thì 2 nhóm kỹ năng hỗ trợ đắc lực cho giám đốc bán hàng đó là kỹ năng cứng và kỹ năng mềm.

Kỹ năng cứng là các kỹ năng phục vụ công việc hằng ngày, hằng giờ liên quan đến công tác tổ chức, điều hành, điều phối ví dụ như kỹ năng bán hàng, kỹ năng nắm bắt tâm lý khách hàng, kỹ năng xây dựng các chiến lược bán hàng hiệu quả, sử dụng thành thạo các phần mềm quản lý bán hàng, …

Kỹ năng mềm là các kỹ năng phản ánh được phong cách làm việc cá nhân, ví dụ như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng đàm phán, thuyết phục, thuyết trình, …

Đăng bởi: Nguyễn Thị Hoàng Anh