Kiến Thức

Tổng hợp quy định quản lý tài sản dành cho doanh nghiệp

Quản lý tài sản là một quy định quan trọng, đảm bảo cho việc sử dụng tài sản đúng mục đích, tiết kiệm và tránh gây thất thoát cho doanh nghiệp. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về quy định quản lý tài sản dành cho doanh nghiệp nhé!

I. Mục đích quy định quản lý tài sản

  • Đảm bảo cho máy móc thiết bị đáp ứng được nhu cầu của sản xuất kinh doanh
  • Sử dụng tài sản, trang thiết bị đúng mục đích, hiệu quả
  • Đảm bảo tài sản, trang thiết bị được bảo quản tốt.

II. Phạm vi quy định quản lý tài sản

Quy định quản lý tài sản được áp dụng cho việc mua, quản lý, sử dụng tất cả các loại tài sản, trang thiết bị trong toàn bộ công ty.

quản trị hành chính, tổng hợp quy định quản lý tài sản dành cho doanh nghiệp
Phạm vi quy định quản lý tài sản, trang thiết bị

III. Nội dung

1. Mua tài sản, trang thiết bị

a. Nhu cầu mua

Khi có nhu cầu mua hoặc sửa chữa tài sản, trang thiết bị thì người đề nghị se phải lập phiếu yêu cầu mua hàng và chuyển đến cho Trưởng bộ phận xác nhận, sau đó trình lên Ban giám đốc duyệt.

b. Báo giá

Trên cơ sở phiếu yêu cầu mua hàng đã được Ban Giám đốc duyệt, Phòng hành chính sẽ tiến hành liên hệ với các nhà cung ứng dịch vụ để báo giá.  Nhà cung ứng phải đảm bảo các tiêu chí như: Chất lượng, giá cả, cách sử dụng, bảo hành…và nếu đảm bảo yêu cầu thì sẽ được lựa chọn để làm thủ tục ký hợp đồng.

c. Lắp đặt

  • Sau khi đã ký kết hợp đồng, nhà cung cứng sẽ tiến hành cung cấp, lắp đặt tài sản, trang thiết bị cho công ty và phòng Hành chính phải có trách nhiệm theo dõi toàn bộ quá trình lắp đặt.
  • Sau khi lắp đặt xong, nếu cả hai bên đồng ý và không có bất kỳ sự thay đổi nào thì hai bên sẽ ký vào biên bản lắp đặt và nghiệm thu tài sản
  • Đối với những tài sản, trang thiết bị phải cần một thời gian vận hành mới biết được tình trạng hoạt động thì phải nghiệm thu từ sau 5 – 10 ngày. Cụ thể sau khoảng từ 5 – 10 ngày, phòng Hành chính theo dõi toàn bộ quá trình vận hành của máy móc, trang thiết bị. Nếu không đảm bảo được yêu cầu thì phòng Hành chính có trách nhiệm yêu cầu nhà cung ứng tiếp tục đến sửa chữa và tiếp tục theo dõi 5-10 ngày cho đến khi hoạt động tốt. Trường hợp sau 5-10 ngày mà máy móc, trang thiết bị hoạt động tốt thì phòng Hành chính sẽ tiến hành ký biên bản nghiệm thu cho nhà cung ứng.
  • Sau khi nghiệm thu xong, Phòng Hành chính sẽ tiến hành bàn giao tài sản, trang thiết bị cho người sử dụng (Theo biểu mẫu)

2. Sửa chữa tài sản, trang thiết bị

a. Nhu cầu sửa chữa

Khi có nhu cầu sửa chữa tài sản, trang thiết bị thì người đề nghị phải lập phiếu yêu cầu sửa chữa (Theo mẫu) và giấy đề nghị đã được Trưởng bộ phận kiểm tra, xác nhận và chuyển cho phòng Hành chính.

b. Tiến hành sửa chữa

Nhân viên bảo trì sẽ liên hệ đơn vị bảo hành hoặc bảo trì (đã ký hợp đồng với công ty) để tiến hành sửa chữa. Đối với trường hợp không có đơn vị bảo hành, bảo trì thì nhân viên bảo trì sẽ liên hệ với một nhà cung ứng khác để tiến hành sửa chữa.

quản trị hành chính, tổng hợp quy định quản lý tài sản dành cho doanh nghiệp
Nhân viên bảo trì có trách nhiệm sửa chữa tài sản, trang thiết bị cho doanh nghiệp

c. Sau khi sửa chữa xong và tài sản, trang thiết bị đảm bảo được yêu cầu thì bên sửa chữa, nhân viên bảo trì sẽ ký biên bản sửa chữa và nghiệm thu (Theo mẫu)

d. Trường hợp đối với những tài sản, máy móc, trang thiết bị đòi hỏi phải vận hành sau một thời gian mới có thể xác định được việc sửa chữa đã hoàn thành hay chưa thì sau 5 – 10 ngày, bên sửa chữa và nhân viên bảo trì sẽ tiến hành lập biên bản nghiệm thu (Theo mẫu)

e. Trường hợp đối với hư hỏng nhẹ, có thể khắc phục được bằng nguồn lực sẵn có thì người sử dụng chỉ cần báo cho nhân viên bảo trì để sửa chữa Trong quá trình thực hiện, nếu nhân viên bảo trì thấy vượt quá khả năng thì có thể yêu cầu người sử dụng lập phiếu yêu cầu sửa chữa và thực hiện theo đúng phần 2a, 2d.

3. Quản lý và sử dụng

a. Quản lý tài sản, trang thiết bị

  • Mỗi tài sản phải được dán tem và tem tài sản bao gồm các nội dung sau: Tên tài sản, mã tài sản, ngày kiểm kê, người ký nhận. Mã tài sản được viết tắt như sau: Tên viết tắt của tài sản phải được viết hoa – số thứ tự. Danh mục tài sản viết tắt do phòng Hành chính lập ra và trình cho Giám đốc công ty duyệt
  • Kiểm tra tài sản định kỳ: Hàng quý phòng Hành chính thực hiện công tác kiểm tra tài sản về số lượng và chất lượng
  • Hàng năm phòng Kế toán sẽ phối hợp với phòng Hành chính tổ chức việc kiểm kê tài sản định kỳ. Việc kiểm kê phải thông qua đánh giá số lượng tài sản so với danh mục tài sản công ty, dán tem tài sản, giá trị tài sản còn lại…

b. Trách nhiệm của người sử dụng

  • Sử dụng theo đúng hướng dẫn sử dụng, hướng dẫn vận hành
  • Không được cho người khác sử dụng tài sản, trang thiết bị khi không có sự cho phép của Trưởng bộ phận
  • Nếu xảy ra tình trạng máy móc bị hư hỏng thì phải báo ngay cho Trưởng bộ phận để sửa chữa kịp thời.

IV. Biểu mẫu quy định quản lý tài sản

1. Biên bản bàn giao tài sản, trang thiết bị

2. Biên bản kiểm tra tài sản

3. Biên bản lắp đặt và nghiệm thu tài sản

4. Biên bản sửa chữa và nghiệm thu tài sản

5. Chính sách và nguyên tắc quản lý tài sản

6. Kế hoạch kiểm kê

7. Mã thiết bị

8. Phiếu đề xuất trang thiết bị văn phòng

9. Phiếu yêu cầu sửa chữa

Đăng bởi: Hương Lê